توصیه نامه چیست ؟

 توصیه نامه Recommendation Letter در اصطلاح به نامه ای گفته می شود که شخصی معتبر و با درجه علمی بالا مثل اساتید یا اعضای هیات علمی برای شخص دیگری مثل دانشجو می نویسد و درباره عملکرد وی توضیح می دهد.
فرم توصیه نام به یک شکل مشخص و تعریف شده نیست و هر شخصی با توجه به دانشگاهی که در آن درس می خواند می تواند به گونه ای توصیه نامه تهیه کند. برخی دانشگاه ها در سایت خود یک فرم توصیه نامه مشخص قرار می دهند و متقاضیان تحصیل در خارج از کشور می توانند آن را پرینت گرفته و  به استادی معروف با رتبه علمی بالا یا استاد راهنمای خود تحویل داده و بعد از تکمیل فرم، آن را به صورت مهر و موم شده به دانشگاه مقصد بفرستد .
در بعضی دانشگاه های خارج از کشور نیز برای خود فرم های مشخصی دارند که به متقاضیان پیشنهاد شده آن را پر کنند و به دانشگاه ارسال کنند.
بهتر است توصیه نامه توسط 3 استاد پر شود و حتما نوع نگارش توصیه نامه ها نیز با یکدیگر متفاوت باشد و توصیه نامه ها در پاکت های جداگانه قرار داده شود و روی آنها مهر و امضاء دانشگاه زده سپس آن را مهر و موم شود.

یک توصیه نامه قوی می‌تواند نقاط قوت شما را به خوبی به دانشگاه مقصد اثبات کند. بنابر این سعی کنید آن را از اساتیدی بگیرید که نسبت به شما دید مثبتی دارند و برای نوشتن تمایل به همکاری دارند. این سند به صورت کاملاً محرمانه ارسال می‌شود و شما نمی‌توانید از مفاد آن اطلاع داشته باشید. ضروری است از قبل هماهنگی‌های لازم را با اساتید ذیصلاح انجام دهید تا توصیه نامه‌ای قوی که نشان دهنده توانایی و صلاحیت شما باشد ارسال گردد. دانشجویانی که موفق به گرفتن توصیه نامه قوی شوند، واجد شرایط بورسیه تحصیلی و بهره برداری از امکانات دانشگاه مقصد خواهند شد.

اهمیت نگارش توصیه نامه

اصولا این موضوع بین همه متقاضیان تحصیل در خارج رایج شده است که داشتن مقاله ISI و رزومه قوی کمک شایانی به پذیرش متقاضی در دانشگاه می کند . اما جالب است بدانید که داشتن یک انگیزه نامه قوی و توصیه نامه پربار می تواند تاثیر به سزایی در پذیرش فرد داشته باشد .اهمیت نگارش توصیه نامه آنجا مشخص می شود که اگر متقاضی دارای مهارتی باشد که برای اثبات آن مدرکی وجود نداشته باشد ، با نگارش توصیه نامه توسط توصیه گر معتبر ، این مهارت نیز به اطلاع تیم پذیرش دانشگاه مورد نظر فرد می رسد . از اهمیت های توصیه نامه می توان به موارد زیر اشاره کرد.

1. توصیه نامه به عنوان یک اعتبار برای شخص متقاضی مطرح می شود.
2.  توصیه نامه بیانگر ضمانت شخص ثالث از فعالیت های علمی و گاها فردی شخص است.
3. توصیه نامه می تواند توانمندی های ارزشمند متقاضی را در رهبری یک تیم ( در صورت دارا بودن این توانایی ) به نمایش بگذارد.
4. توصیه نامه می تواند نقاط ضعف متقاضی را برجسته کند تا دانشگاه روی آن زمینه کار کرده و فرد را در آن بهبود بخشد.

نحوه نگارش توصیه نامه

توصیه نامه معمولا بین 400 تا 500 کلمه است و لازم است در نوشتن آن نکاتی را در نظر داشت.
استادی که عهده دار نگارش توصیه نامه است، در ابتدا باید کاغذی که استاندارد بوده و مناسب برای نوشتن نامه اداری است را انتخاب کند . سپس متقاضی را معرفی کرده و شرایط وی را توضیح دهد و دلایل شخصی خود را بیان کند که چرا او را دارای صلاحیت تحصیل در آن دانشگاه می داند و توضیح دهد چرا دلایلش را موثر می داند. بعد از نگارش این مراحل ، استاد باید گواهی دهد که مطالب نگارش شده صحیح است و در انتها هم با نوشتن نام و امضای شخصی خود، نامه را مهر و موم کند.

اشتباهات رایج در نگارش توصیه نامه

نحوه نگارش توصیه نامه بسیار مهم است و اشتباهات رایج در نگارش توصیه نامه بسیار رایج هستند که اصولا توسط بعضی از اساتید رعایت نمی شوند. بعضی از این اشتباهات باعث می شود که فرد در دانشگاه مورد نظر پذیرش نشود. تعدادی از این اشتباهات به شرح زیر است :

1. انتخاب توصیه گر اشتباه توسط متقاضی : انتخاب یک استاد برای نگارش توصیه نامه امری بسیار مهم است . برای نگارش توصیه نامه باید استادی انتخاب شود که نقاط قوت متقاضی را به خوبی می داند تا بتواند با نگارش ماهرانه آن نقاط قوت ، گامی بزرگ در اخذ پذیرش برای فرد بردارد.
2. ندادن وقت کافی برای نگارش توصیه نامه به توصیه گر : متقاضی باید وقت کافی را در اختیار توصیه گر خود قرار دهد تا توصیه گر بتواندتوصیه نامه قابل قبولی را به وی ارائه دهد . تعجیل در نگارش توصیه نامه باعث می شود که توصیه نامه آن طور که انتظار می رود ، پیش نمی رود و نتیجه نامطلوبی می دهد.
3. معتبر نشان ندادن داوطلب با مثال : بهتر است توصیه نگر بعد از گفتن هر وجهه مثبت داوطلب ، مثالی از قدرت او در توصیه نامه ذکر کند . عدم رعایت این موضوع به خوانندگان توصیه نامه این ذهنیت را می دهد که صرفا از داوطلب تعریف شده است بدون این که مثالی عینی از آن بیان شود.
4. استفاده از لحن خشک توسط توصیه گر : توصیه گر بهتر است از لحن خشک برای نگارش توصیه نامه استفاده نکند تا به خوانندگان این حس دست ندهد که توصیه گر از روی اجبار توصیه نامه نوشته است .

نحوه ارسال توصیه نامه

نحوه ارسال توصیه نامه به 3 صورت امکان پذیر است:

1. ارسال آنلاین توصیه نامه : توصیه گر می تواند با ورود به سایت دانشگاه دلخواه فرد متقاضی ، وارد قسمت ثبت توصیه نامه شود و برای فردتوصیه نامه ای بنویسد و با کلیک بر روی یک دکمه ، آن را ثبت کند .
2. ایمیل : بعضی دانشگاه ها در سایت خود امکان نگارش و ثبت توصیه نامه ندارند و توصیه گر مجبور است توصیه نامه متقاضی را تایپ کرده و از طریق ایمیل برای دفتر پذیرش دانشگاه ارسال کند .
3. پست : توصیه گر بعد از نگارش توصیه نامه ، آن را به متقاضی به صورت مهر و موم شده تحویل می دهد و متقاضی آن را به آدرس پستی دانشگاه ارسال می کند.

مهم نیست که فرد متقاضی از چه طریقی توصیه نامه خود را ارسال می کند ، مسئله مهم این است که تا فرصت پایانی که از طرف دانشگاه تعیین می شود ، توصیه نامه به دست دانشگاه برسد.