نامه پذیرش مقاله و سوالات متداول درباره آن

بعد از امام فرآیند نگارش مقاله، چنین تصور می شود که کار تا حدود ۸۰ یا ۹۰ درصد به اتمام رسیده؛ در حالی که در خوشبینانه ترین حالت ۵۰ درصد از کار چاپ مقاله به اتمام رسیده است و بخش دوم  و اصلی کار یک مقاله علمی، پذیرش و چاپ مقاله است. هر مقاله ای بعد از ارسال به مقاله و طی پروسه داوری، در صورت مورد پذیرش قرار گرفتن از سوی گروه داوری و ادیتور مجله، نامه ای تحت عنوان نامه اکسبت یا پذیرش برای نویسنده مسئول مقاله ارسال می شود. بسیاری از پژوهشگرانی که تجربه زیادی در حیطه پذیرش و چاپ مقاله ندارند و حتی برخی پژهشگران باتجربه‌تر نیز سوالات بسیاری درباره فورمت و شکل و محتوای نامه پذیرش دارند. در این بخش در خصوص ساختار  و محتوای نامه پذیرش و نحوه ارسال آن به نویسنده مقاله به طور مختصر و مفید توضیحاتی داده ایم که امیدواریم مفید واقع شود.

نحوه ارسال نامه پذیرش برای نویسنده

برخی از مجلات از ارسال هرگونه فایل به عنوان نامه پذیرش خودداری می‌کنند و صرفاً پذیرش شدن مقاله پژوهشگر را در قالب ایمیل به مولف اطلاع می‌دهند. به این منظور که هیچ فایل pdf، doc یا موارد مشابه دیگری در کار نیست و صرفاً ادیتور از طریق ایمیل رسمی و شخص خود که بیشتر بر روی وب سایت مجله نیز آن ایمیل درج شده است با پژوهشگر در ارتباط است و صرفاً پیامی مبنی بر پذیرش و یا رد مقاله به پژوهشگر ارسال می‌کند.
لازم به ذکر است که هیچ نامه پذیرشی در هیچ مجله‌ای آنلاین نمی‌شود. برخی از مجلات بعد از اینکه مقاله‌ای را مورد پذیرش قرار دادند نام مولفین و عنوان پژوهش را بر روی وب سایت خود آنلاین می‌کنند. این به معنی آنلاین نمودن پذیرش مقاله نیست اما مجله با این روال مشخص می‌کند مقاله مورد نظر را پذیرش کرده و در نوبت چاپ قرار داده است. اما بسیاری از مجلات نیز بعد از پذیرش دادن به مقالات اسم یا عنوانی از آن مقالات در وب سایت خود نمایه نمی‌کند و نمی‌توان انتظار داشت که مجله این کار را انجام دهد زیرا هر مجله‌ای در فرآیند پذیرش و چاپ مقاله فرآیند و مراحل خاص خود را طی می‌کند.

مکاتبات مجله با نویسنده مسئول

ادیتورهای مجلات صرفاً با نویسنده مسئول مکاتبات خود را انجام می‌دهند. هرگونه اطلاعیه در مورد مقاله اگر از سوی ادیتور صادر شود صرفاً به نویسنده مسئول مقاله صادر می‌شود و در نامه پذیرش نیز صرفاً نام نویسنده مسول قید می‌شود. گاهاً دیده شده است که با ذکر نام نویسنده مسئول واژه “و همکاران:" نیز قید می‌گردد که این نیز باز به سلیقه ادیتور مجله است. اما بعد از اینکه مقاله چاپ شد و بر روی وب سایت آنلاین شد و یا بر روی هاردکپی مقاله پرینت گرفته شد، نام تمامی مولفین در آن قید می‌شود و این عمل دیگر به سلیقه ادیتور بستگی ندارد و هر تعداد نامی که بر روی مقاله ارسالی آمده است هنگام چاپ مقاله می‌بایست همان تعداد نام بر روی مقاله ذکر شود.

نحوه قید نام نویسندگان در نامه پذیرش

با توجه به درخواست نویسنده مسئول مبنی بر قید نام تمامی مولفین در نامه پذیرش این امکان وجود دارد که ادیتور مجله نامه پذیرش را با نام تمامی مولفین به نویسنده مسئول ارسال کند. حتماً به خاطر داشته باشید که ادیتور می‌تواند تقاضای نویسنده مسول را برای ذکر تمامی مولفین بر روی نامه پذیرش رد کند و تنها نام نویسنده مسول را درج کند. فورمت نامه پذیرش به شکلی نیست که وابستگی‌های سازمانی هریک از نویسندگان بر روی نامه پذیرش قید شود. وابستگی‌‌های سازمانی یا افیلییشن صرفاً هنگام چاپ مقاله بر روی مقاله درج می‌شوند. نامه پذیرش مقاله و سوالات متداول پژوهشگران درباره آن

مهر و امضای نامه پذیرش

نامه پذیرش ارسالی ادیتورها کاملاً سلیقه‌ای است. به ندرت دیده شده است که بر روی نامه پذیرش ادیتور مجله مهری درج نموده باشد. معمولاً نامه‌های پذیرش با امضای سردبیر ختم می‌شود و زدن مهر بر روی نامه پذیرش خیلی به ندرت انجام می‌شود. بنابراین، با دیدن نامه پذیرشی که مهر ندارد نباید چنین تلقی نمود که نامه پذیرش مخدوش است. 

اعلام تاریخ چاپ مقاله در نامه پذیرش

ادیتورهای مجله با توجه به وضعیت و ترافیک نوبت چاپ مجله خود و بر اساس برخی عوامل دیگر احتمالاً تاریخ چاپ مقاله را به صورت دقیق اعلام کنند. این احتمال نیز وجود دارد که ادیتور مجله تاریخ چاپ و یا مشاره دقیق چاپ مقاله را در مجله مشخص ننموده و به جای آن صرفاً سال چاپ را مشخص کند. تا شماره و ماه چاپ بعداً به نویسنده مسئول ارسال گردد. در کل وجود یا عدم وجود تاریخ دقیق چاپ بر روی نامه پذیرش دست سردبیر است.

دریافت هزینه چاپ قبل یا بعد از ارسال نامه پذیرش

 مسئول (و مولفین) درخواست می‌کند تا برای رسیدن به مرحله چاپ، می‌بایست هزینه‌های چاپ را به شماره حسابی که ارسال شده است واریز نمایند. بسیاری از مجلات قبل از اینکه نامه پذیرشی ارسال نمایند درخواست تسویه حساب برای هزینه‌های چاپ می‌کنند و بعد از آن نامه پذیرش مقاله ارسال می‌گردد. دریافت هزینه‌های چاپ مختص مجلات اوپن اکسس می‌باشد.

محتوای نامه پذیرش

برخی از دانشجویان و پژوهشگران معتقدند که محتوای نامه‌های پذیرش می‌بایست دقیقاً یک شکل و حالت خاص را داشته باشد. این امر وقتی صحیح است که نامه‌های پذیرش از یک مجله خاص ارسال شده باشد.

اگر شما در طول یکسال از یک مجله دو یا چند نامه پذیرش دریافت کرده باشید اصولا محتوای نامه‌های پذیرش آن و شکل و طراحی آن یکسان است. اما پژوهشگر نمی‌تواند انتظار داشته باشد که نامه پذیرش دو مجله متفاوت دارای طراحی و محتوای مشابهی باشند. پژوهشگران می‌بایست این مساله را در نظر بگیرند که به تعداد مجلات موجود در دنیا سردبیر وجود دارد و سلایق سردبیران مجلات مختلف کاملاً با یکدیگر متفاوت است.

یک ادیتور ممکن است نامه پذیرشی را بدون هیچگونه طراحی و در قالب یک پاراگراف دو خطی ارسال نماید و ادیتور دیگری از یک مجله دیگر، نامه پذیرشی بسیار شکیل و طراحی شده دارد و به صورت دقیق و جزیی تمامی فرآیند داوری را در نامه پذیرش مرقوم نموده و در آخر نیز تاییده پذیرش را به نویسنده مسئول یا مولفین اطلاع داده است.

این دیدگاه باید به وجود آید که محتوا و قالب نامه‌های پذیرش ارسالی از سوی ادیتور مجلات به هیچ عنوان از یک پروتکل مشابهی پیروی نمی‌کنند و همانظور که قبلاً نیز گفتیم حتی برخی ادیتور ها که شمار آنها فراوان است اصلاً هیچ فایلی مبنی بر نامه پذیرش به پژوهشگر ارسال نمی‌کنند.