راهنمای نگارش و چاپ مقاله علمی

پس پایان نگارش مقاله و انتخاب قطعی مجله مورد نظر به منظور چاپ مقاله در آن، قسمت راهنمای نویسندگان آن را با دقت بخوانید. در واقع مقاله شما باید در چارچوب مورد نظر آن مجله تنظیم شده باشد، در غیر این صورت مقاله‌ شما از سوی سردبیر رد شده یا در صورت پذیرش اولیه، مراحل بررسی و داوری طولانی‌تری را پشت سر خواهد گذاشت. 

دستورالعمل کلی مجلات در خصوص تنظیم مقالات تقریباً مشابه است. صفحه عنوان، چکیده، واژگان کلیدی، مقدمه، مواد و روش‌ها، نتایج، بحث، نتیجه‌گیری و مراجع، بخشهایی هستند که حتماً باید در مقاله وجود داشته باشند، اما اینکه به چه ترتیبی نوشته شوند و فاصله بین خطوط چقدر باشد، از چه فونتی استفاده شود، حجم هر قسمت چقدر باشد، از کدام سبک رفرنس نویسی استفاده شود و مطالبی از این دست، به چارچوب مجله بستگی دارد.
روش ایده‌آل آن است که همزمان با تألیف مقاله، یعنی از همان زمان که بررسی متون را انجام می‌دهید، مجله مورد نظرتان را انتخاب و با مطالعه راهنمای نویسندگان، شیوه نوشتن را به سبک مورد نظر آن مجله در آورید.

در اکثر مجلات، برای هر بخش از مقاله یه صفحه جداگانه در نظر می گیرند. علاوه بر بخش های مختلف مقاله، ترجیح می‌دهند شکل‌ها و جدول‌ها نیز در صفحاتی جداگانه درج شوند، نه لابه‌لای متن؛ بنابراین برای هر شکل یا جدول، صفحه ای مستقل اختصاص دهید.

صفحه عنوان مقاله

از آنجا که مجلات مختلف دستورالعمل های گوناگونی برای تنظیم این قسمت در نظر می گیرند، در اینجا نیز باید به راهنمای نویسندگان مجله مراجعه کنید. به طور کلی صفحه عنوان، دربردارنده عنوان مقاله در بالا و اسامی نویسندگان در پایین می باشد.

1. نام و نام خانوادگی کامل نویسندگان
2. بالاترین درجه علمی
3.  سِمت (ها)
4. موقعیت آکادمیک
5. آدرس و نام گروه یا مؤسسه ای که پژوهش در آنجا انجام شده است.

. قسمت پایین صفحه به مشخصات نویسنده مسئول (corresponding) مکاتبات، شامل نام و نام خانوادگی، درجه علمی، آدرس دقیق پستی، تلفن، فکس (با ذکر کد بین المللی کشور) و پست الکترونیک آکادمیک تعلق دارد.

آماده سازی قبل از ارسال

پس از انجام تغییرات، چندین بار مقاله را بخوانید و حتی بهترین کار این است که از اساتید یا دانشجویان با تجربه و مورد اعتمادتان بخواهید آن را مطالعه و نقایص احتمالی آن را مشخص کنند. همچنین برای اطمینان از اینکه مقاله شما از لحاظ ساختاری و قواعد مشکلی نداشته باشد، بهتر است مقاله را به یک نفر که به زبان انگلیسی مسلط‌تر است نشان دهید. ساده نویسی، روانی مطلب و قابل فهم بودن آن اهمیت زیادی در جلب نظر مثبت سردبیر دارد.
بهتر است برای جلوگیری از غلط املایی در متن، حتماً  گزینه کنترل املا و گرامر کلمات نرم‌افزار Word را فعال کنید. در نهایت خودتان نیز املای تک تک کلمات را چک کنید، زیرا این نرم افزار قادر به شناسایی املای لغات و اصطلاحات تخصصی نمی باشد.

تهیه نامه همراه cover latter

در این نامه، با مخاطب قرار دادن سردبیر، درخواست خود را برای بررسی و چاپ مقاله ارسالی مطرح می‌کنید. در واقع اولین چیزی که سردبیر پیش از رؤیت مقاله با آن مواجه خواهد شد، همین نامه است که اگر در بردارنده نکات لازم باشد، دیدگاه مثبتی نسبت به مقاله ارسالی در وی ایجاد خواهد کرد.
برخی مجلات در قسمت راهنمای نویسندگان، نکات لازم برای نوشتن نامه همراه را ذکر می کنند و حتی برخی مجلات نیز فرم خاصی برای نامه همراه طراحی کرده‌اند که پس از ذخیره سازی آن از روی سایت مجله، صرفاً جاهای خالی آن را پر می‌کنید و می‌فرستید.

ارسال مقاله به مجله

بعد از آماده شدن مقاله و نامه همراه بر اساس دستورالعمل های مجله، باید آنها را به مجله ارسال کنید. در حال حاضر ارسال مقاله به مجلات بصورت الکترونیکی و از طریق ایمیل می باشد. زیرا این روش امن‌تر و سریع‌تر است. فایل ارسالی مقاله شما باید به فرمت Word یا PDF باشد. دقت نمایید که بعد از تبدیل فایل به pdf تمام حروف، اعداد و نمادها به درستی منعکس شده‌اند.
در سایت اینترنتی برخی مجلات معتبر، گزینه‌ای وجود دارد که با کلیک کردن بر روی آن، وارد مراحل ارسال آنلاین مقاله می‌شوید. به این ترتیب که صفحات متعددی باز می‌شود و از شما می‌خواهد عنوان، اسامی نویسندگان، آدرس، تلفن، فکس، پست الکترونیک و متن اصلی مقاله را وارد کنید. در هر قسمت باید آنچه را که از شما خواسته شده است از روی متن مقاله کپی کنید و در کادر مربوطه قرار دهید.
مجلاتی که هنوز به سیستم ارسال آنلاین مقاله تجهیز نشده اند، از شما می‌خواهند مقاله‌تان را بر اساس دستورالعملی که در قسمت راهنمای نویسندگان ارائه شده است، تنظیم و در کنار نامه همراه، به پست الکترونیک سردبیر ارسال نمائید. در این صورت متن پست الکترونیک را نامه همراه تشکیل می دهد که مقاله به آن منضم شده است.
پس از ارسال مقاله باید منتظر دریافت نامه اعلام وصول از جانب سردبیر باشید که به پست الکترونیک شما ارسال می شود و مشخص می‌کند مقاله به دست آنها رسیده و در حال بررسی است. ممکن است به شما یک کد چند رقمی نیز ارائه شود تا پی گیری‌های بعدی از طریق آن انجام شود.

روند بررسی و داوری مقاله
در این مرحله کاری جز صبر کردن ندارید. باید خود را آماده شنیدن هر پاسخی از سوی سردبیر مجله، کنید.
داوران موظفند در بازه زمانی که در اختیار دارند، مقاله را نقد و بررسی و نظراتشان را اعلام کنند. معمولاً فرمی در اختیار داور قرار می گیرد تا بر اساس آن، بکر بودن، کیفیت و نقاط ضعف و قوت مقاله را بررسی کند.
برای آنکه اظهار نظر داوران کاملاً بی طرفانه باشد، برخی مجلات اسم نویسندگان مقاله را در هنگام ارسال به داور، حذف می کنند. گاهی نیز ممکن است برخی مجلات از شما بخواهند داوری مقاله‌تان را خودتان پیشنهاد کنید. مثلاً پیشنهاد داور در سری مجلات BMC اجباریست، یعنی اگر داور پیشنهاد نکنید، مقاله شما مورد بررسی قرار نخواهد گرفت. در سری مجلات BMJ پیشنهاد داور اختیاری است؛ یعنی به شما اجازه داده می شود که سه تا چهار داور پیشنهاد کنید. امروزه مسئله پیشنهاد کردن داوران به روندی رو به رشد در میان مجلات تبدیل شده است. برای پیدا کردن داوران بهترین راه استفاده از مراجع مقاله خودتان است، زیرا پژوهش شما در راستای پژوهش سایر افرادیست که در آن زمینه کار کرده‌اند.

زمان داوری مقاله

زمان داوری و ارائه نتایج در مجلات مختلف با هم فرق می‌کند. متأسفانه این زمان در مورد مجلات داخلی بعضاً تا یک سال طول می‌کشد. به طور کلی، چنانچه پس از گذشت ۶ ماه از دریافت نامه وصول به سردبیر جوابی دریافت نکردید، با مجله تماس بگیرید. می‌توانید از تلفن، فاکس یا ایمیل استفاده کنید. اگر با گذشت دو ماه باز هم جوابی دریافت نکردید، مجدداً با مجله تماس بگیرید و اگر باز هم جوابی نگرفتید دیگر هیچ مقاله‌ای به این مجله ارسال ننمایید.

سرنوشت مقاله پس از داوری

مقاله شما پس از داوری در اختیار سردبیر قرار می گیرد. سردبیر، محوری ترین نقش را در تصمیم گیری نهایی بر عهده دارد. وضعیت مقاله پس از تصمیم سردبیر معمولاً به یکی از صورتهای زیر خواهد بود:

1. پذیرش و چاپ مقاله (accept) : اگر ایده تحقیقاتی شما واقعاً تازه و جالب باشد، مقاله شما به سرعت از جانب سردبیر مورد پذیرش واقع می شود. 
2. پذیرش به شرط تجدید نظر (revise) : این نوع پاسخ به معنای این است که داوران نسبت به مقاله شما نظر مثبتی داشتند اما به دلایلی مثل ایرادات نگارشی یا ساختاری در مقاله، درخواست تجدید نظر از نویسنده را کرده اند. در این حالت، مقاله همراه با ایرادات گرفته شده و تغییرات لازم، از سوی سردبیر برای نویسنده ارسال می شود و تا در بازه زمانی تعیین شده آنها را اصلاح و برای داوری مرحله دوم ارسال شود. این وضعیت تا زمانی که ایرادات مقالاه شما کاملا رفع شود تکرار خواهد شد.
3. رد مقاله (reject): اگر مقاله شما از لحاظ محتوایی ضعیف باشد و نحوه نگارش آن در چارچوب مجله ارسالی نباشد، در این صورت از سوی مجله ردخواهد شد.

پذیرش به شرط اصلاح و بازبینی مقاله

مجلات خارجی عمدتاً پس از گذشت ۶ – ۳ ماه جواب پذیرش، نیاز به اصلاح یا رد مقاله را پس از بررسی توسط داوران ارائه می کنند. در اکثر موارد مقالات به بازبینی و اصلاح نیاز پیدا می‌کنید. به این مفهوم که سردبیر با اعلام پذیرش مشروط بر اصلاحات مقاله، از شما می‌خواهد تغییرات جزئی یا کلی را که براساس نظرات داوران برای شما فهرست گردیده است در مقاله اِعمال کنید تا مقاله‌تان مجدداً بررسی شود. در این صورت معمولاً یک بازه زمانی برای شما تعیین می‌گردد تا اصلاحات مورد نظر را انجام دهید. پس از اتمام کار، مجدداً مقاله تان را مورد بررسی قرار دهید و پس از کسب اطمینان از اصلاح کلیه موارد اشاره شده از سوی داوران، آن را ارسال نمایید.

پذیرش مقاله از سوی مجله

پس از آن که مقاله شما مورد پذیرش قرار گرفت، به خودتان تبریک بگویید. اعتماد به نفس ارزشمندی که به دست آورده اید را به عنوان نیروی محرکه پژوهش های بعدیتان حفظ کنید.
پس از پذیرش مقاله و پیش از چاپ آن، ویرایش نهایی توسط ویراستار فنی بر روی مقاله انجام می گیرد از جمله غلط گیری املایی، اصلاح علائم نقطه گذاری، روان سازی جملات، رفع ابهامات گـرامری، و بررسی بخش هایی است که احتمال خطا در آنها زیاد است (چکیده، قسمتهای آماری، شکل ها، جدول ها و مراجع). 
پس از این مرحله، نسخه آماده برای چاپ مقاله در اختیارتان قرار می گیرد تا برای آخرین بار بررسی و نهایتاً آن را تأیید کنید. در این مرحله، مقاله شما حتی به لحاظ صفحه آرایی، مانند نسخه ای است که در مجله چاپ خواهد شد. بنابراین لازم است آخرین نسخه ویرایشی ارسال شده از سوی مجله را خوب مطالعه نمایید. چنانچه اشتباهی در نسخه چاپ شده در مجله یافت شود، مسئولیت آن تماماً بر عهده خودتان خواهد بود. در این مرحله مجاز نیستید تغییرات عمده ای ایجاد کنید. حداکثر می توانید یک یا دو کلمه را تغییر دهید.

رد شدن مقاله از سوی مجله

 رد شدن سریع مقاله علل مختلفی دارد و همواره به معنای کم ارزش بودن مقاله شما نیست. از جمله علل رد شدن مقاله:

1. ممکن است مقاله اصلاً در حیطه علمی مورد علاقه آن مجله نبوده باشد. این مشکل به ویژه در مورد مجلات تخصصی و فوق‌تخصصی پیش می‌آید که علاقمند به چاپ موضوعات خاصی هستند.
2. سردبیر به دلیل کهنه و تکراری بودن موضوع مقاله آن را رد کرده باشد.
3. رعایت نکردن نکاتی که هنگام تنظیم نامه همراه و بخشهای مختلف مقاله گفته شد نیز در رد شدن مقاله بی‌تاثیر نیست.

نظرات داوران را به دقت بررسی کنید و آنها را در مقاله‌تان اعمال نمایید. بدانید که در صورت اعمال این تغییرات و ارسال مجدد مقاله به مجله دیگر، شانس چاپ مقاله‌تان بیشتر می‌شود. حتی توصیه می‌شود چنانچه زمان به شما اجازه می‌دهد، ابتدا مقاله‌تان را برای مجله‌ای که عامل تأثیر نسبتاً بالایی دارد و هر مقاله آن توسط چند داور بررسی می شود بفرستید تا از جانب داوران مورد بررسی قرار گیرد، آنگاه با اعمال نظرات ارائه شده از سوی داوران، مقاله‌ را برای مجله‌ای با عامل تأثیر کمتر بفرستید. این کار شانس پذیرش را افزایش می‌دهد. 
شما مجاز هستید هر زمان که صلاح بدانید، مقاله‌ای را که ارسال کرده‌اید، با ارسال یک نامه به سردبیر بازپس بگیرید، هرچند این کار اعتبار شما را نزد مجله مورد نظر مخدوش می کند.

ارسال مقاله به مجله دیگر

اگر مقاله شما از سوی مجله ای رد شد،نامید نشوید و دوباره دست به کار شوید. ابتدا ایراداتی را که داوران به آنها اشاره کرده اند اصلاح کنید، زیرا به علت تخصصی بودن موضوع، ممکن است مقاله تان پس از ارسال به مجله بعدی، مجدداً در اختیار همان داور یا داوران قرار گیرد. بنابراین مجله بعدی را با دقت بیشتری انتخاب کنید.